贯塘胡杨2016年清明祭祖工作第二次筹备会议纪要:
会议时间及地点:2016年3月20日。贯塘迎龙桥街上贤成（临）常务副会长家中。
参会人员:胡杨菊云，胡杨云庚，胡杨贤成，胡杨硕，胡杨秀奇， 胡杨正林，胡杨金成，胡杨建文，胡杨金良，胡杨庆国，胡杨凤池，胡杨新球， 胡杨焕章，胡杨正坤，胡杨兴国， 胡杨雪军 。
会议主题:讨论本年胡杨家族清明祭祖具体细节
通过与会的全体族人讨论，形成如下清明祭祖方案:
一、按照中国贯塘胡杨宗宗联络群的工作计划，今年是建群以来第一次清明祭祖，又是宗族群开始规划工作的第二年，本次活动务求隆重，节约，成功。
二、具体事项
1、龙队命名为“中国胡杨龙队”，购买一条新龙，龙队前要竖对联一幅(由金良宗亲负责制作，对联采用水洪宗亲之佳作)。要求龙队服装统一，整洁(龙队由新球宗亲负责)，大锣四面，大鼓一面。
二)成立狮队，新购狮子两只。(焕章宗亲负责)
三)鲜花队八人，彩旗队八人，横幅四条(上书胡杨祭祖，祖德流芳，崇文安武，光前裕后)
四)小车队（约四十辆），小车之前、左、右均贴"中国胡杨祭祖"六字，自驾小车者即形成小车队，听从统一安排，每车限坐五人，于清明节当天8点前到达老湾对面路上，请所有宗亲服从安保组统一指挥，"车标"由正林宗亲发放。
五）乐器队
六)祭祖路线安排:出龙后，乘车至油榨湾路口下车行至法新公墓，回至茶场门口乘车至迎丰朱各嘴，再乘车至五星，至响塘文菴祖墓，最后至老湾里屋后。
七)车辆安排，租用三台工具车，一台面包车，租车费用每台200元，参加祭祖人员自备的车辆不付车费，安排两人放炮。
八)祭祖时，每座墓备花炮一桶，盘炮一封，200响一封，花一束，钱纸香烛，祭拜文一篇，祭文由凤池、庆国等起草。主祭:胡杨云庚，陪祭:胡杨新球，司仪:胡杨凤池，宣读祭文人员:一，二，三，四代祖:胡杨菊云；五代文祖胡杨志斌；德祖胡杨水洪(由菊云会长备小蜜蜂扩音器二个)
九)生活安排在光泉宗亲家，厨师正坤，益宇配备帮厨人员，贤成管内，10人包干（帮厨、洗菜、打盘等），菜单已定，每桌用花生奶一瓶，米酒一斤，啤酒二瓶。
十)各支房要考虑整个活动人员安全，自行控制好携带的小孩，祭祖时不得喧哗。
十一)起草清明节祭祖捐款倡仪书，由金良负责印制200份，在族人中发放。所有捐款都开具收据，统一使用。分片专人负责，老湾由贤成收款，响塘由兴国收款，枫林由拥军收款，白果、东湖、新桥发收据，最后全部汇总到贤成会长手上。
十二）清明节当天在光泉家设财务组，杨勇、临夫、贤成三人负责收取当天当场的捐款。所有捐款都红榜公布，当日下午算帐，帐目适时公布。
十三)成立安保组，由秀奇主任负责。人员由秀奇主任调配。整个活动，安全第一。开车不喝酒，喝酒不开车。
十三）中餐之前或后全体宗亲集体合影。中餐之前召开全体宗亲大会（约30分钟），发放有关胡杨氏宗亲群的资料，由菊云会长作主题发言，云庚前辈作指示，新球主任作小结。音箱由新球负责。
十四）由金良，凤鸣二人免费提供摄影机进行免费摄影，事后免费提供母本。所配车辆杨亮，作奇等。照像:胡杨立仁（咸）老前辈。
十五）请参加祭祖的各地宗亲于清明节当天（4月4号）上午八点十八之前赶到贯塘老湾对面马路路边静候统一出发，请自备饮用水。
十六）请参加祭祖的宗亲外穿深（黑）色衣服，内穿白衬衣。尽量争取统一。不宜穿红戴绿。
十七)整个祭祖活动，云庚前辈为顾问，菊云会长为总指挥，新球、贤成具体负责，新球主任管外，贤成会长管内。清明节下午算帐后再召开胡杨宗亲群内组织成员工作会议，部署后期工作。
2016年3月20日
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